沖縄ファミリーマートが請求書業務効率化、ペーパーレス化を実現

沖縄ファミリーマートの請求書業務効率化

沖縄ファミリーマートは、県内で335店舗を展開する大手コンビニエンスストアで、近年、業務のデジタル化が大きな進展を見せています。この度、株式会社インフォマートが提供する「BP Storage for 請求書受取」を導入し、請求書の処理効率を飛躍的に改善しました。これにより、月に約700社から受け取る請求書業務の煩雑さを大幅に軽減し、環境への配慮も実現しています。

導入の背景

沖縄ファミリーマートでは、紙ベースの請求書処理が主流だったため、作業が非常に手間でした。請求書をPDF形式で受領した場合でも、回覧のために印刷する必要があり、承認のため再度原本と差し替えるという手順を踏む必要がありました。また、5～6名の上長による承認が求められ、最終的な承認までに3日を要することもあり、業務の停滞が問題視されていました。

このような課題を解決するために導入されたのが「BP Storage for 請求書受取」です。さまざまな形式で届く請求書をAI-OCR技術でデータ化し、デジタルによる業務の効率化を進めています。

導入の効果

デジタル化によるリードタイム短縮

「BP Storage for 請求書受取」を導入したことで、承認のフローがデジタル化され、リードタイムが3日から1日に短縮されるという驚きの結果が得られました。上長が不在でも外出先から承認が可能になり、出社のタイミングに左右されることがなくなったため、業務の流れが格段にスムーズになりました。このおかげで、本社の改装工事で社員が分散していた際も、業務が滞ることなく進行できました。

処理時間の大幅な削減

従来は一件あたりの請求書処理に約10分かかっていたところが、AI-OCRによる自動読み取りの導入によって、2～3分に短縮されています。この効率化によって、月初に集中していた業務負荷も軽減され、業務の平準化が実現しました。さらに、複数の請求書をシステム上で一枚の伝票にまとめて管理することにより、毎月約1,000枚のペーパーレス化も達成しました。

今後の展望

沖縄ファミリーマートはこの取り組みを足がかりに、請求書の発行業務においてもさらにデジタル化を進める考えです。2027年2月までには、月約200件に達するグループ間取引を電子化する予定となっており、生成AIの導入も視野に入れています。デジタル化を進めることで、今後の業務効率を一層高め、社員の負担を軽減していく方針です。

まとめ

沖縄ファミリーマートの「BP Storage for 請求書受取」の導入は、請求書受取業務の効率化とペーパーレス化の模範例となっています。業務のデジタル化が進むことで、より快適な職場環境が実現し、地域に密着した事業展開が一層加速することが期待されます。今後の沖縄ファミリーマートの取り組みにもご注目ください。